Efectividad en las reuniones de trabajo, ¿Reunión oficial o de pasillo?

“Nunca hay tiempo para hacer las cosas bien.

Siempre hay tiempo para hacer las cosas dos veces.”

Son las 13:05, hora en la que terminamos nuestra sesión de trabajo con un directivo que a su vez gestiona un equipo de personas, invierten una parte importante de su tiempo a las reuniones y por eso hoy hemos entrenado las habilidades necesarias para optimizar la efectividad de estos encuentros periódicos y necesarios para el buen funcionamiento.

A pesar de la atención puesta en la cuestión, la mayoría de los participantes, me cuenta mi cliente, se sienten frustrados. Muchos no saben para qué la reunión es relevante, ni cual es su propósito. Otros están distraídos con asuntos “no relacionados” y no pueden concentrarse en la reunión.

¿Qué hemos entrenado entonces ? Aprender a coordinar efectivamente acciones como una habilidad complementaria a las técnicas, para que las personas agreguen el mayor valor posible desde su rol.

Y ¿Cómo se hace esto?

Todos sabemos que sin atención, las personas no tenemos la posibilidad de producir resultados siquiera aceptables.

Al final de muchas reuniones, ...y revisa con tu propia experiencia, es bastante lo que queda por decir. De hecho en más de 15 años de conversar con ejecutivos de diferente rango a la salida de muchas reuniones, nos sigue llamando la atención los comentarios habituales post reunión de no tener claro quién se comprometió a hacer qué, y aún menos para cuando, o si el grupo llegó a algún acuerdo respecto de ciertos puntos. También me resulta frecuente la cantidad de conflictos latentes y expresados con anterioridad que no tuvieron el contexto para ser escuchados y gestionados.

Y aunque la reunión se cierre, estos puntos quedan abiertos, flotando a la deriva como “en un limbo” que resulta en territorio de nadie.

El escenario descrito ya nos lo podemos imaginar tod@s, estrés negativo y toxicidad para los asistentes quienes hartos de participar de estas prácticas inefectivas se resisten a nuevas reuniones o acuden a ellas desde emociones tóxicas como la frustración, el enfado, la apatía o la resignación entre otras..

A continuación exponemos algunas claves para hacer más efectivas las reuniones de trabajo:

1. Definir con anterioridad a la reunión:

a)      Agenda de trabajo con los puntos que se trabajarán.

b)     Hora de inicio y hora de finalización.

2. Chequear antes de comenzar la reunión:

a)      ¿ qué es lo importante para cada uno de los asistentes?

b)     ¿Qué resultados aspira a generar cada uno al final de la reunión tanto en lo individual como en lo colectivo?

c)      ¿Tienen los participantes alguna información significativa del contexto de cada uno en lo personal o profesional que necesitan compartir para ser comprendidos de una mejor manera?

3. Cuidar que cada persona pueda hablar sin ser interrumpido
4. Ir definiendo compromisos al cierre de cada punto, ¿Quién o quiénes lo van a hacer? ¿Para cuándo?

Os a ocurrido alguna vez que, cuando estás claves no están implementadas, observamos que “la verdadera reunión ocurre después de la reunión”, habitualmente en espacios más informales como los pasillos, durante el circulo que se forma en la pausa del cigarrillo, los baños ...lugares en los que surgen espontáneamente los aspectos medulares que no emergen en las reuniones oficiales..

Con el propósito de posibilitar que la verdadera reunión cumpla su cometido sugerimos las siguientes claves emocionales:

5. Chequear:

a)      ¿Qué compromisos se lleva cada uno?

b)     ¿Quedó alguna cuestión importante para cada uno en el tintero?

c)      ¿Cuál es el comentario final sobre la reunión en cuanto a las cuestiones que cada uno se propuso conversar?

d)     ¿Alguien tiene algún pedido y/o propuesta para formular para próximas reuniones?

Te proponemos entonces, estimado lector, en integrar en una sola reunión lo que hoy día ocurre a menudo en dos: “La reunión oficial” y la “reunión de pasillo” con los siguientes beneficios para tu empresa:

· Alineamiento de objetivos y expectativas de los participantes.

· Disminución drástica del rumor.

· Relaciones más auténticas.

· Clima de respeto mutuo.

· Eficacia y eficiencia en la capacidad de logro del conjunto.

De acuerdo a la madurez para coordinar acciones de cada equipo, estos 5 puntos, y algunas otras pautas, podrán ser implementadas en tu empresa de forma autónoma o bien con la ayuda de un Coach profesional de Éxitos1000 que agrega valor moderando, sin intereses personales, y al margen de conflictos interpersonales que vienen de más atrás.

Rafael Peña

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